Comment fonctionne la facturation pour une entreprise française ? Quel logiciel utiliser ?

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Comment fonctionne la facturation pour une entreprise française ? Quel logiciel utiliser ?

La facturation est un procédé commercial important dans la vie d’une entreprise. Elle permet à l’entreprise d’archiver les prestations et les produits vendus ou achetés. Cela permet ainsi d’avoir un aperçu précis sur l’état de la caisse de l’entreprise. En France, il existe des lois et réglementations qui entourent l’émission de facture entre les entreprises ou entre ces dernières et les particuliers. Ainsi, les logiciels que doivent utiliser dorénavant les entreprises doivent tenir compte des nouvelles réglementations en matière de facturation. Il s’agira dans cet article d’expliquer le fonctionnement de la facturation en France et d’évoquer les logiciels adaptés à ces normes.

Règles et obligations à respecter par les entreprises

La facture est un document très important dans la gestion d’une entreprise. Elle constate l’état des ventes et des achats de produits, de services rendus ou de marchandises. Elle est surnommée note d’honoraire dans l’univers des professions libérales et respecte les mêmes règles en vigueur en matière de facturation. Une facture établie en français doit figurer sur 02 supports (électronique et papier) et doit contenir les mentions obligatoires.

L’obligation de facturation entre professionnels

Dans un système B2B, toute transaction doit être facturée. En effet, l’établissement d’une facture est rendu nécessaire par la loi française lors d’achat ou de prestation entre professionnels. Chacune des parties reçoit à la fin des transactions un exemplaire de la facture qu’ils conservent pour la comptabilité.

L’obligation de facturation entre un professionnel et un particulier

S’il existe une obligation de facturation entre professionnels, ce n’est pas le cas lors des achats de produits et services entre professionnels et particuliers. En réalité, l’établissement d’une facture dans ce cas dépend en général de l’exigence du client à obtenir une facture. La loi impose également une facturation pour tout service rendu ou produit vendu à hauteur de plus de 25 euros.

Les mentions obligatoires dans les factures

Toute facture émise sur le sol français doit nécessairement contenir les mentions obligatoires. Ce sont entre autres :

  • L’identification du client,
  • L’identification de l’entreprise,
  • Les détails de l’achat,
  • Le prix,
  • La taxe sur la valeur ajoutée (TVA),
  • Le mode de règlement,
  • Le numéro de la facture.

En ce qui concerne la numérotation d’une facture, elle doit obligatoirement suivre une chronologie continue et fixe. En effet, chaque facture doit être unique et avoir à chaque fois un nouveau numéro d’impression. Il est donc formellement interdit aux entreprises d’établir des factures a posteriori.

Les règles de transmission des factures aux clients

Dans n’importe quel système de marketing, l’émission de la facture doit être effectuée juste après la vente. En d’autres termes, le client doit être en mesure de recevoir immédiatement sa facture après être entré en possession du produit ou du service. Toutefois, des cas exceptionnels existent où l’établissement de la facture peut prendre un temps assez conséquent. C’est le cas des transactions en ligne où il est possible d’expédier la facture aux clients par la poste ou d’aller le remettre directement en différé. Cependant, les entreprises ont la possibilité d’envoyer la version électronique de la facture au client s’il accepte.

Les règles de conservation des factures adressées aux clients

Une facture émise doit être obligatoirement conservée par l’entreprise. En effet, l’exigence fiscale impose un délai de conservation de facture minimum de 6 ans à compter de la date d’émission. Le code du commerce va au-delà et impose un délai de 10 ans de conservation.

La rectification, l’annulation et la suppression des factures

Une rectification ou une annulation de facture est possible lorsque l’entreprise ou le client constate une grave erreur. Une autre facture est ensuite émise pour corriger l’erreur. Toutefois, une facture ne peut en aucun cas être totalement supprimée, car la nouvelle facture doit mentionner l’état d’une rectification ou d’une annulation.

Logiciel de facturation à utiliser en France

La loi des finances de 2016 a redéfini les conditions générales de facturation en France. Elle ne prévoit que l’utilisation obligatoire de logiciels de facturation. Cependant, la loi antifraude de 2018 a créé quelques exceptions et n’oblige pas certaines entreprises à utiliser des logiciels de comptabilité, mais à toujours respecter les devis et les réglementations. Les profils de ces entreprises sont entre autres :

  • Une entreprise assujettie à la TVA,
  • Une entreprise hors régime de franchises,
  • Une société utilisateurs de logiciel ou un système de caisse.

Toutefois, l’utilisation de ce logiciel peut devenir une nécessité dans plusieurs cas. Dans un premier cas, un logiciel de facturation est obligatoire pour une entreprise voulant émettre des facturations dans l’Union européenne. En effet, dans l’optique d’améliorer le contrôle des transactions financières et de la TVA, l’organisation du commerce européen à imposer de nouvelles consignes pour une meilleure traçabilité. Dans un second cas, un logiciel de facturation est une méthode de comptabilité plus pratique et fiable.

En outre, un logiciel de comptabilité en France doit être en conformité avec l’administration fiscale. En effet, un meilleur logiciel doit tenir compte de la réglementation fiscale pour émettre des factures. Au risque de cela, vous pouvez vous retrouver à délivrer des factures non conformes qui pourraient vous causer des déconvenues fiscales et judiciaires. Certains logiciels sont programmés selon les nouvelles directives fiscales tandis que certains offrent la possibilité de gérer vos mentions légales. Ceux-ci vous aident à juste titre à gagner du temps en vous centralisant automatiquement les données et les documents d’une facturation.

Avantages des logiciels de facturation

Un logiciel de facturation doit permettre à une entreprise de personnaliser ses factures. Cela renforce la perception de vos clients sur le professionnalisme de votre entreprise. En fin de compte, cela peut se traduire par des paiements plus rapides et une fidélité accrue. Avec la facturation numérique, la paperasse manuelle appartient au passé. Les départements de finances n’ont plus besoin d’investir du temps et de l’énergie dans la création manuelle des factures. Le logiciel de facturation réduit ou élimine les dépenses de main- d’œuvre, de papier, de toner, d’enveloppes et d’affranchissement. Le retour sur investissement d’un logiciel de facturation est immédiat.

La facturation papier traditionnelle implique de nombreuses étapes et permet une plus grande possibilité d’erreur humaine qui peut prendre du temps à trouver et à corriger. Le logiciel de facturation extrait les données directement de la vente, y compris la date / l’heure du service, la description du produit / service, le prix… etc. Un logiciel de facturation produit et envoie des factures rapidement et par voie électronique. Les entreprises n’ont plus besoin de compter sur des services postaux lents pour envoyer les factures à leurs clients. Cela accélère le processus de réception des paiements et améliore les flux de trésorerie. Certains logiciels de facturation vous avertiront lorsqu’un client ouvre et lit une facture.

Quelques logiciels de facturation attestés en France

Il existe une multitude de logiciels de facturation conformes aux exigences de la fiscalité française. Voici quelques-uns :

  • QuickBooks : c’est un logiciel de facturation autorisé en France et dans l’Union européenne. Il est simple et vous aide à organiser les finances de votre entreprise dans un endroit sécurisé. Grâce à celui-ci vous avez la possibilité de créer et d’envoyer des factures en ligne
  • FreshBooks : c’est un logiciel de facturation, de suivi du temps et de suivi des dépenses destiné aux petites entreprises (PME) et aux entrepreneurs. Il permet de personnaliser et envoyer des factures.
  • Facture.net : un logiciel de facturation gratuite typiquement français et qui respecte la réglementation fiscale en vigueur. Il vous permet d’émettre et de personnaliser des factures justes en un seul clic. Cet outil de comptabilité possède également plusieurs fonctionnalites.

Ces logiciels ont été conçus avec les dernières technologies en matière de comptabilite et sont utilisés par des milliers d’entreprises. Vous pouvez toutefois utiliser un comparatif d’henrri gratuite avant de choisir.