Comment choisir un logiciel de facturation ?

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Une facilité de paiement

Le cliché selon lequel le monde ne se bouscule pas à votre porte semble être doublement vrai lorsqu’il s’agit de personnes qui vous doivent de l’argent. En réalité, si vous n’assurez pas le suivi du paiement d’un service ou d’un produit, il est fort probable que vos clients ne s’empresseront pas de le faire d’eux-mêmes. Cela est particulièrement vrai pour les propriétaires de petites entreprises ou les opérateurs indépendants. Heureusement, d’excellentes solutions de facturation peuvent éliminer une grande partie des difficultés liées au processus de facturation, en vous offrant davantage d’options pour recevoir les paiements et en accélérant vos tâches. Ce type de logiciel vous aide à ajouter davantage de canaux de paiement électronique et de réseaux de paiement mobile qui peuvent rendre le paiement plus rapide et plus facile pour vos clients. D’autres produits se spécialisent pour vous aider à suivre les tâches de facturation et d’établissement des factures.

Le type d’entreprise que vous dirigez ainsi que les clients que vous avez sont autant de facteurs qui entrent en ligne de compte dans le choix de votre solution de facturation. Les commerces de détail vivent de paiements en espèces et de crédits, tandis que les entreprises de services et les indépendants ont des besoins particuliers et peuvent travailler avec des solutions de paiement en ligne. Pour les petites et moyennes entreprises (PME), la capacité d’articuler les services rendus ainsi que les options et les délais de paiement de manière professionnelle est essentielle pour être payé plus rapidement. Pouvoir jongler avec les informations fiscales, créer des reçus, des comptes de dépenses, ainsi qu’automatiser les avis de suivi, sont des fonctionnalités précieuses pour les PME.

C’est là que les logiciels de facturation entrent en jeu. Ce logiciel vous donne les moyens de suivre vos ventes ou services rendus, les personnes facturées, les frais ou charges appliqués, et la date à laquelle le paiement a été reçu (ou quand il était censé être reçu mais ne l’a pas été). Il vous donne également un chemin de données pour enregistrer toutes ces données dans vos autres systèmes de comptabilité et de tenue de livres. En termes comptables, ce flux de travail fait partie des comptes clients. Bien que de nombreuses petites entreprises conservent ce type d’enregistrements et préparent les factures à l’aide d’un tableur ou d’une application de traitement de texte, il existe de nombreuses applications logicielles spécialisées qui vous permettent d’effectuer cette tâche plus rapidement, plus facilement et avec beaucoup moins d’efforts. Mieux encore, beaucoup d’entre eux sont peu coûteux, voire gratuits.

Dans nos revues, nous avons examiné les systèmes autonomes de facturation et d’établissement des factures. Nous avons également examiné de plus près les capacités de facturation de certains systèmes comptables plus complets dont le processus de facturation n’est qu’une partie. Ces systèmes comprennent également les données relatives aux achats de l’entreprise, à la gestion des stocks et à la comptabilité générale. Tous les systèmes de facturation et de comptabilité que nous avons examinés sont fournis sous forme d’applications SaaS (Software-as-a-Service) situées dans le cloud plutôt qu’installées localement. Par conséquent, tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un navigateur Web et vous êtes prêt à facturer.

Plus qu’un simple envoi de facture

La plupart des logiciels de facturation que nous avons examinés vous permettent de saisir et d’enregistrer la transaction de vente initiale, ce qui constitue un bon point de départ pour le processus de facturation. En termes comptables, cela s’appelle « entrée de commande de vente » ou simplement entrée de commande. Même si vous ne cherchez qu’à envoyer une facture et à recevoir un paiement, vous devez examiner la partie Entrée de commande du système et déterminer comment elle fonctionnera avec le type d’entreprise que vous exploitez.

La plupart des systèmes comptables complets et un certain nombre de systèmes de facturation ont une interface « Entrée des commandes de ventes » où vous pouvez saisir les articles ou les services pour lesquels vous souhaitez facturer. Dans la plupart des cas, ces articles ou services doivent être définis avant que vous puissiez utiliser le front-end de vente. Dans la plupart des systèmes comptables, les ventes s’intègrent à l’inventaire, de sorte que c’est à ce niveau que les articles et les prix sont définis. Avec un système de facturation plus simple, vous devrez créer ces articles, descriptions et prix dans un processus distinct. Les taxes, telles que la taxe de vente ou la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), sont un autre point sur lequel les systèmes de facturation diffèrent des systèmes comptables plus robustes. De nombreux systèmes comptables fournissent des tableaux de taxes qui calculent automatiquement la taxe de vente requise, ou ils s’intègrent à une application de service fiscal comme AvaTax d’Avalara. En revanche, de nombreux systèmes de facturation font l’impasse sur ce genre de détails et vous obligent à saisir le taux de taxe sur les ventes pour chaque transaction.

La création effective de la facture est une autre considération. La plupart des applications et sous-systèmes de facturation que nous avons examinés vous permettent de créer une facture à la volée en utilisant une application mobile. Il s’agit d’une fonctionnalité intéressante si vous souhaitez être en mesure de créer une facture au moment de la vente ou immédiatement lorsqu’un service est fourni alors que vous vous trouvez chez un client. La possibilité d’envoyer cette facture par courrier électronique est une autre caractéristique souhaitable pour de nombreux utilisateurs, tout comme la création automatique de factures pour les frais récurrents chaque mois ou selon une autre période régulière.

Un grand nombre des applications que nous avons examinées comportaient également des fonctionnalités plus avancées qui pourraient s’appliquer à votre activité particulière. Il s’agit notamment de la possibilité de gérer plusieurs devises pour les entreprises qui opèrent dans plusieurs pays, ou de minuteries si vous facturez à l’heure. N’oubliez pas, cependant, que nous avons examiné les applications de facturation, et non les logiciels de suivi du temps ou des dépenses, qui ont chacun un public cible différent.

Il faut également garder à l’esprit que, si les termes « facture » et « relevé » sont parfois utilisés de manière interchangeable, ils ne sont en fait pas identiques. Une facture peut comporter plusieurs frais et services détaillés, mais elle se rapporte à une seule vente. Un relevé, en revanche, détaille les frais de facturation et les transactions de paiement en cours, actuels et historiques. Un relevé donne l’état du compte d’un client à la fin d’une période de facturation ou, avec certaines applications de facturation et de comptabilité, sur demande.

Suivi des flux de trésorerie

Un autre aspect important à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de facturation est la manière dont vous serez payé. Pendant de nombreuses années, l’acceptation d’espèces ou de chèques était votre seule alternative, surtout pour les petites entreprises. C’est loin d’être le cas de nos jours. Les cartes de crédit, en particulier, sont considérées comme une option de paiement indispensable, même pour les petites entreprises. Heureusement, les plateformes de facturation offrent la possibilité d’accepter les cartes de crédit. Il y a toujours des frais à payer, qui correspondent généralement à un pourcentage de la transaction ainsi qu’à des frais par transaction ou mensuels. Vous devez lire attentivement les petits caractères, car ces frais peuvent s’ajouter au pourcentage facturé par l’organisme de traitement des cartes de crédit. Vous devez décider si ce type de frais en vaut la peine. Dans de nombreux cas, le fait d’avoir accès au paiement plus ou moins immédiatement vaut bien ces frais, qui sont de toute façon déductibles du revenu en tant que dépenses professionnelles. Certains fournisseurs de logiciels peuvent également mettre à disposition un portail client où vos clients peuvent payer leurs factures électroniquement par virement bancaire ou par une transaction de chambre de compensation automatisée (ACH). Là encore, il y a souvent des frais à payer. Mais, comme dans le cas d’une carte de crédit, ces frais constituent une dépense commerciale et peuvent être utiles pour réduire ou éliminer les créances.

Enfin, il y a les rapports. Il faut toujours rechercher de bonnes capacités de rapport et les logiciels de facturation ne font pas exception. La plupart des utilisateurs, notamment les petites entreprises, n’auront pas besoin de dizaines de rapports. Mais vous voudrez savoir quelles factures sont en retard et depuis combien de temps elles sont en retard. Vous voudrez également être en mesure de voir votre flux de revenus à tout moment. Vous voudrez avoir la possibilité d’envoyer aux clients des avis d’arriérés et des rappels si nécessaire. La gestion efficace de votre trésorerie est l’une des principales raisons d’utiliser une application de facturation.

Enfin, la possibilité d’intégrer votre système de facturation à votre système de comptabilité dorsal est liée à la création de rapports. Il y a beaucoup de concurrence de nos jours, donc même les petites entreprises doivent s’assurer que leur système de facturation et leur système de comptabilité peuvent communiquer efficacement entre eux. Si ce n’est pas le cas, ces entreprises peuvent se retrouver à effectuer de nombreuses saisies manuelles inutiles.

Les applications que nous avons testées peuvent offrir de multiples options de modèles de factures. La personnalisation se fait par l’ajout du logo de votre entreprise, d’une police de caractères spécifique ou d’un dessin d’identité de marque, ainsi que par la définition de champs adaptés aux besoins de votre entreprise et de vos clients.

Voici pour finir notre top 5 des meilleurs logiciel de facturation :

  • Axonaut
  • Obat
  • Sellsy
  • Evoliz
  • Sinao